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建立和使用Excel数据清单

发布时间:2006-5-27 15:30:06

在Microsoft Excel 2000中，不需要把建立的数据清单变为数据库，只要执行了数据库的操作，例如查找、排序或分类汇总，Microsoft Excel 2000就会自动认为你的清单是一个数据库，即清单中的列被认为是数据库的字段，清单中的列标记被认为是数据库的字段名，清单中的每一行被认为是数据库的一条记录。
12.2.1 准备工作
    如果你对数据库非常熟悉，或者使用过类似Access、DBASE、FoxPro等数据库产品，可以跳过该小节。
    建立一个数据库首先是要进行一个好的规划。我们应该花一些时间，考虑数据库做什么用，实现它的最好方法是什么。考虑处理的数据的类型和数量，希望从数据库中收集什么信息等等。然后考虑数据库的字段，关于它们的选择，位置安排，名字等。
    选择字段
    为数据库选择字段是极其重要的，它决定了在每个数据库记录中的信息及数据库本身的能力。例如，要决定在应收帐数据库中是否应包括公司名称、发票日期、金额等。通用的原则是，根据要建立的数据库，将字段分得更细些。例如，要建立一个客户欠款的数据库，可以定义下列字段：公司名称、地址、电话、欠款日期、欠款金额等等。在建立字段时要根据当前和将来的需要。通常字段越多越灵活。对于数据库中的每个字段应该是唯一的。用这种方式，数据库的记录也是唯一的，因为记录中的每个字段将包含特有的信息。例如一个属于该记录的日期或时间。在这种方式下，字段与当前可存取的记录确定了数据项的唯一性。
    安排字段位置
    字段名称构成数据库顶部的行，因此它们必须安排在一行连续的每一列中。字段名称应该按逻辑顺序组织，相似的信息应该组织到一起。例如，使用发票号、日期、公司名称作为相邻的字段描述信息会使数据库更易于理解和使用。
    命名字段
    字段名称是数据库操作的标识成分。Excel根据字段名称来执行排序和查找等数据库操作。因此在选择字段名时应该慎重，最好选择容易记忆的字段名。和命名区域和文件的规则一样，数据库的字段名字必须遵循以下的规则：字段名只能是文字或文字公式（如="1992"）。字段名不能包含数字、数值公式、逻辑值。字段名可以使用1~255个字符，字段名必须是唯一的。
12.2.2 建立一个数据库
    当完成了对一个数据库的结构设计后，就可以在工作表中建立它了。首先在工作表的首行依次输入各个字段：员工姓名、地区、日期、产品名称、销售数量、销售金额、销售金额，如图12-1所示。当我们输入完字段后，就可以在工作表中按照记录输入数据了。
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    提示：字段名放在工作表的某一行的各相邻单元中。也可以为字段名和尚未建立的数据库记录建立一个格式。格式只是使数据库容易理解，并不影响Excel对数据库进行操作。
12.2.3 输入数据
    要加入数据至所规定的数据库内,有两种方法,一种是直接键入数据至单元格内, 一种是利用“记录单”输入数据。使用“记录单”是经常使用的方法，其操作步骤如下：
    （1）在想加入记录的数据清单中选中任一个单元格。
    （2）从“数据”菜单中选择“记录单”命令。屏幕上会出现一个如图12-2的对话框，选择“确定”按钮，出现图12-3的对话框。
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在各个字段中输入新记录的值。要移动到下一个域中，按［Tab］键。当你输完所有的记录内容后，按[Enter]键即可加入一条记录。如此重复加入更多的记录，当你加完所有记录后，选择“关闭”按钮。我们就会看到在清单底部加入了新增的记录，如图12-4所示。
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    我们也可以直接插入记录到数据库中，首先在现有记录的中间插入空的单元格，然后键入记录数据；原来所输入的数据库内容会自动下移。要插入记录到现有的数据库中，可按照下列步骤执行：
    (1) 选定要插入记录的单元格。在“插入”菜单中选择“单元格”命令，在屏幕上出现一个对话框。
    (2) 选择“整行”，按下“确定”按钮，我们就可以看到插入的单元格。输入记录内容到单元格中。
12.2.4 编辑记录
    对于数据库中的记录，我们可以采用在相应的单元格上进行编辑，也可以对记录单进行编辑，其操作过程如下：
    (1) 选择数据清单中的任一单元格。
    (2) 从“数据”菜单中选择“记录单”命令，出现一个记录单对话框。
    (3) 查找并显示出要修改数据的记录。编辑该记录的内容。(4) 选择“关闭”按钮退出。
12.2.5 删除一条记录
    对于数据库中不再需要的记录，我们可以使用“删除”命令将其从数据库中删除。使用记录单删除一条记录的操作步骤如下：
    (1) 选择数据清单中的任一单元格。从“数据”菜单中选择“记录单”命令。出现一个记录单对话框。
    (2) 查找并显示出要删除的记录。选择“删除”按钮，出现一个如图12-5的确认对话框。
    (3) 回答确认信息。按下“确定”按钮。
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注意：当我们使用数据记录单来删除数据时，不能通过“恢复”按钮或“取消”命令来恢复数据。

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